Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki wiąże się z koniecznością prawidłowego rozliczania podatków. Kluczowym elementem tej optymalizacji jest rozumienie, które wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pozwala to na obniżenie podstawy opodatkowania, a tym samym zapłacenie niższego podatku dochodowego. Warto zatem zgłębić tę tematykę, aby uniknąć błędów i maksymalnie wykorzystać dostępne możliwości.
Podstawowe zasady kwalifikacji kosztów
Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać dwie fundamentalne przesłanki. Po pierwsze, musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania albo zabezpieczenia albo zabezpieczenia źródła przychodów. Po drugie, wydatek ten nie może być wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, który jest określony w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako updop) lub ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako updof), w zależności od formy prawnej spółki.
Koszty związane z prowadzeniem biura i administracją
Wydatki ponoszone na utrzymanie siedziby spółki stanowią zazwyczaj koszty uzyskania przychodu. Zaliczamy do nich między innymi czynsz za wynajem lokalu, opłaty za media (prąd, woda, gaz, ogrzewanie), koszty wywozu śmieci, opłaty za dostęp do internetu i telefon. Należy pamiętać, że jeśli siedziba znajduje się w miejscu zamieszkania wspólnika lub członka organu spółki, tylko część tych wydatków może być uznana za koszt, proporcjonalnie do wykorzystania lokalu na cele działalności.
Wydatki na zakup materiałów i towarów
Zakup materiałów produkcyjnych, które bezpośrednio zużywają się w procesie wytwarzania produktów, jest ewidentnie kosztem uzyskania przychodu. Podobnie rzecz ma się z towarami handlowymi, które spółka kupuje w celu dalszej odsprzedaży. Kluczowe jest tutaj prawidłowe udokumentowanie tych transakcji, zazwyczaj fakturami zakupu.
Koszty związane z zatrudnieniem pracowników
Wynagrodzenia pracowników, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także inne świadczenia socjalne związane z zatrudnieniem, są kluczowymi kosztami uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno pracowników etatowych, jak i osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych (np. umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło). Ważne jest, aby wszystkie te wypłaty były prawidłowo udokumentowane i odprowadzone zostały należne podatki i składki.
Wydatki na marketing i reklamę
Działania mające na celu promocję spółki i jej produktów lub usług są niezbędne do pozyskiwania nowych klientów i budowania marki. Dlatego też wydatki na reklamę, marketing, sponsoring, tworzenie materiałów promocyjnych, opłaty za pozycjonowanie w wyszukiwarkach internetowych, kampanie w mediach społecznościowych, targi branżowe, czy nawet zakup gadżetów reklamowych, zazwyczaj kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodu.
Koszty związane z zakupem środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
Zakup środków trwałych, takich jak maszyny, urządzenia, pojazdy, czy wyposażenie biura, a także wartości niematerialnych i prawnych (np. licencje na oprogramowanie, znaki towarowe), nie jest zazwyczaj bezpośrednim kosztem uzyskania przychodu w momencie zakupu. Są one amortyzowane, czyli ich wartość jest rozłożona na okresy ekonomicznego użytkowania i stopniowo zaliczana do kosztów. Amortyzacja jest zatem formą zaliczania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
Podróże służbowe i delegacje
Wydatki związane z podróżami służbowymi, takimi jak koszty transportu (bilety kolejowe, lotnicze, paliwo do samochodu służbowego lub prywatnego używanego w celach służbowych), noclegów, diet czy ryczałtów za nocleg, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Kluczowe jest tutaj posiadanie dokumentów potwierdzających poniesienie tych wydatków oraz istnienie związku między podróżą a celem działalności spółki, na przykład w celu nawiązania nowej współpracy lub obsługi klienta.
Inne koszty prowadzenia działalności
Oprócz wymienionych kategorii, istnieje wiele innych wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należą do nich między innymi: opłaty za usługi księgowe i prawnicze, koszty ubezpieczeń majątkowych, opłaty bankowe, koszty szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników, koszty reprezentacji (choć tu obowiązują pewne ograniczenia i szczególne zasady kwalifikacji), a także koszty badań i rozwoju. Zawsze warto dokładnie analizować każdy wydatek pod kątem jego związku z działalnością gospodarczą spółki.
